Регистрация в Роскомнадзоре в Новороссийске

Что будет, если не оформить обработку персональных данных

Отсутствие записи в реестре само по себе не доказывает административное нарушение. Сначала устанавливают, обязан ли конкретный оператор направить уведомление, действует ли исключение и какие операции с данными он выполняет. Отдельно оценивают достоверность сведений, организацию обработки, внутренние документы, передачу информации и меры защиты.

Основные правила устанавливает Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». Статья 22 регулирует направление уведомления об обработке персональных данных и сведения для ведения реестра операторов. В этой статье предусмотрены исключения, поэтому обязанность проверяют применительно к конкретной модели работы, а не только по наличию сайта.

Статья 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ закрепляет обязанности оператора по организации обработки персональных данных. Статья 19 устанавливает требования к безопасности данных. Часть 5 статьи 18 регулирует запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан России с использованием баз данных, находящихся на территории России, когда применяются предусмотренные законом условия.

За нарушения законодательства о персональных данных применяются составы, предусмотренные статьёй 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Конкретная ответственность зависит от нарушения, обстоятельств дела и применимой части статьи. Размер санкции здесь не приводится, поскольку его нужно проверять по действующей редакции нормы на дату обращения.

Роскомнадзор принимает уведомления, ведёт реестр операторов и осуществляет контрольные полномочия в сфере персональных данных в пределах, установленных законодательством.

Несоответствия обнаруживаются не только при взаимодействии с контролирующим органом. Контрагент может запросить сведения о порядке обработки данных, служба безопасности заказчика проверит сайт и договорные процессы, а при аудите выявится разница между внутренними документами и записью в реестре.

Услуги регистрации в Роскомнадзоре

ЭкспертГОСТ проверяет исходные сведения, разбирает процессы компании, формирует уведомление и сопровождает подачу. Услуга регистрации оператора персональных данных не означает получение разрешения: уведомление не является лицензией, а включение сведений в реестр выполняется в рамках процедуры, которую ведёт Роскомнадзор.

Работу начинают с фактической обработки. Выясняется, кто определяет цели и способы использования данных, какие категории людей взаимодействуют с компанией, откуда поступают сведения и в каких системах они хранятся. В анализ входят сайт, форма обратной связи, интернет-магазин, CRM, рассылки, личный кабинет, телефонные заявки, кадровый учёт и передача информации подрядчикам.

Для формы уведомления собирают сведения об операторе, целях обработки, категориях субъектов персональных данных, составе данных, информационных системах, способах обработки и ответственном лице. Описание должно соответствовать реальной деятельности. Слишком узкая форма пропустит часть процессов, а перечисление несуществующих операций создаст недостоверные сведения.

Регистрация для ООО, регистрация для ИП и обращение самозанятого оцениваются по фактической модели обработки. Организационно-правовая форма сама по себе не отвечает на вопрос об обязанности направить уведомление. Проверяют сайт, клиентскую базу, сотрудников, исполнителей, договоры и порядок определения целей обработки.

Отдельное направление связано с уже поданными уведомлениями. Компания могла изменить адрес, запустить интернет-магазин, добавить цель обработки, подключить облачный сервис или начать принимать сведения от соискателей. В таком случае проверяют действующую запись и определяют, какие сведения нужно обновить по применимому порядку.

Если бизнес одновременно готовит регистрацию технических условий или другие документы для производства, работу с персональными данными рассматривают отдельно. Техническая документация на продукцию не заменяет уведомление оператора и внутренние правила обработки.

Кому нужна регистрация оператора персональных данных

Интернет-магазин и онлайн-сервис

Интернет-магазин получает имя, телефон, адрес доставки, сведения о заказе и другие данные покупателя. Проверять нужно весь маршрут информации: сайт, CRM, колл-центр, службу доставки, платёжный сервис, архив заказов и подрядчиков, которые получают доступ к клиентской информации.

Одна форма обратной связи не описывает всю обработку. Также учитывают личный кабинет, программы лояльности, рассылки, заявки по телефону и историю взаимодействия с покупателем.

ООО с сотрудниками и соискателями

Компания обрабатывает данные работников, кандидатов, представителей клиентов и поставщиков. Кадровые документы сопоставляют с целями, категориями субъектов и составом данных, указанными в уведомлении, даже если поводом для обращения стал сайт.

Когда персонал работает с облачными сервисами или передаёт сведения внешнему бухгалтеру, кадровому оператору либо рекрутинговой площадке, такой маршрут также учитывают при подготовке сведений.

Индивидуальный предприниматель

Для ИП не существует отдельного вида лицензирования под названием регистрация в Роскомнадзоре. Сначала определяют, обрабатывает ли предприниматель данные клиентов, работников, подрядчиков или пользователей сайта, затем формируют сведения об операторе и способах обработки.

Проверка по ИНН помогает найти уже существующую запись в реестре. Одного поиска недостаточно: найденные сведения сопоставляют с текущим сайтом, договорами, CRM и фактическими каналами получения информации.

Самозанятый

Самозанятый может быть оператором персональных данных, если самостоятельно определяет цели и содержание обработки данных заказчиков, клиентов или иных лиц. Такой вывод нельзя делать только по налоговому статусу.

Ситуация исполнителя, который получает сведения для разового договора, отличается от работы специалиста, ведущего клиентскую базу, сайт, рассылку и личный кабинет. Обязанность направить уведомление проверяют по конкретным операциям и применимым исключениям.

Компания с сайтом и формой заявки

Наличие сайта служит поводом для проверки, но не единственным критерием. Анализируют форму обратной связи, личный кабинет, рассылки, заявки по телефону, аналитические инструменты и порядок передачи информации сотрудникам.

Отдельной универсальной регистрации сайта в Роскомнадзоре для работы с персональными данными нет. Оценивается статус владельца ресурса как оператора и характер обработки, а не сам факт существования домена.

Организация, которая уже есть в реестре

Старая запись не решает задачу, если бизнес изменился. После запуска нового сайта, смены адреса, расширения целей обработки или подключения подрядчика проверяют актуальность сведений и применимый порядок их изменения.

Такой анализ нужен перед аудитом, тендером или заключением договора с крупным заказчиком, когда запись в реестре сопоставляют с внутренними документами и текущей моделью работы.

СМИ, блогер или владелец страницы

Регистрация СМИ, оформление статуса блогера, включение в отдельный перечень и регистрация группы во «ВКонтакте» не равны включению компании в реестр операторов персональных данных. Это разные процедуры с разными основаниями.

Если владелец страницы собирает данные участников мероприятий, клиентов, подписчиков или рекламных заявок, статус оператора оценивают отдельно. Сама страница социальной сети не создаёт универсального требования о её регистрации.

Сервисная или производственная компания

B2B-компания тоже работает с персональными данными, когда хранит сведения представителей заказчиков, сотрудников, соискателей и подрядчиков. Основной объём операций часто находится не на сайте, а в договорах, переписке, CRM и системах доступа.

Если одновременно требуется подготовить паспорт безопасности химической продукции, этот документ решает другую задачу. Он не заменяет уведомление оператора и внутренние правила обработки данных.

Проверьте, нужно ли вашей компании уведомление

Опишите организацию, сайт и основные операции с персональными данными. Специалист определит, какая процедура подходит, какие сведения потребуются и можно ли подать уведомление в текущем виде.

Позвоните по телефону 8 (800) 350-10-86 или оставьте заявку на расчёт работ.

Пример: сведения в реестре привели в соответствие с работой сайта

Коммерческая организация принимала заявки через сайт и хранила данные клиентов в CRM, однако ранее поданное уведомление описывало только кадровую обработку. После запуска интернет-продаж сведения перестали отражать фактические процессы.

Специалисты проверили каналы получения данных, цели использования, категории субъектов, передачу информации подрядчикам и состав сведений в реестре. Затем подготовили обновлённую форму, согласовали описание процессов с ответственным сотрудником компании и помогли подать её в установленном порядке.

Результат зависит от полноты исходных данных и порядка рассмотрения уведомления. В описанной ситуации компания получила запись, соответствующую согласованной модели обработки, и использовала её для внутренней проверки и работы с контрагентом. Конкретные сроки обработки определяются применимыми правилами и обстоятельствами обращения.

Подайте уведомление без лишней переделки

ЭкспертГОСТ проверит вашу ситуацию, определит состав сведений для реестра и подготовит подачу. Оставьте заявку, если нужна регистрация оператора персональных данных для ООО, ИП или самозанятого.

Позвоните по телефону 8 (800) 350-10-86. До начала работы мы уточним исходные данные, обозначим состав услуг и рассчитаем стоимость.